วิธีการตั้งค่าห้องประชุม

วิธีการตั้งค่าห้องประชุม

ห้องประชุมเป็นส่วนสำคัญของทุกสิ่งที่ทันสมัยสำนักงานและการจัดวางอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง การจัดวางห้องประชุมที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้ผู้เข้าร่วมงานมีน้อย ดังนั้น การพิจารณาตำแหน่งที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุมและตำแหน่งของอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์จึงเป็นสิ่งสำคัญ มีรูปแบบการจัดวางที่แตกต่างกันหลายแบบให้พิจารณา ซึ่งแต่ละแบบมีวัตถุประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน

รูปแบบห้องประชุมที่แตกต่างกัน

สไตล์โรงละครไม่จำเป็นต้องใช้โต๊ะ แต่ใช้เก้าอี้เรียงเป็นแถวหันหน้าเข้าห้อง (คล้ายกับโรงละคร) ที่นั่งแบบนี้เหมาะสำหรับการประชุมที่ไม่ยาวเกินไปและไม่ต้องจดบันทึกอะไรมากมาย

สไตล์ห้องประชุม (Boardroom Style) คือที่นั่งแบบคลาสสิกในห้องประชุม โดยมีเก้าอี้รอบโต๊ะกลาง ห้องสไตล์นี้เหมาะสำหรับการประชุมสั้นๆ ไม่เกิน 25 คน

รูปแบบการจัดวางแบบรูปตัว U คือการจัดวางโต๊ะหลายชุดเป็นรูปตัว "U" โดยมีเก้าอี้วางเรียงรายอยู่ด้านนอก รูปแบบนี้มีความหลากหลาย เนื่องจากแต่ละกลุ่มจะมีโต๊ะสำหรับจดบันทึก เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสนทนาระหว่างผู้ฟังและผู้บรรยาย

สี่เหลี่ยมจัตุรัสกลวง โดยจัดวางโต๊ะให้เป็นสี่เหลี่ยมจัตุรัสเพื่อให้มีพื้นที่ให้ผู้พูดเคลื่อนที่ไปมาระหว่างโต๊ะได้

หากเป็นไปได้ ควรมีพื้นที่สำหรับสลับใช้รูปแบบการประชุมที่แตกต่างกัน คุณอาจพบว่ารูปแบบการประชุมที่ไม่ยึดติดกับรูปแบบเดิมๆ สะท้อนถึงบริษัทของคุณได้ดีกว่า ลองหารูปแบบการประชุมที่สะดวกที่สุด เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมในระดับที่ดีเมื่อจำเป็น

อุปกรณ์และเครื่องมือสำหรับห้องประชุม

แม้การเลือกห้องประชุมใหม่จะดูน่าตื่นเต้นแค่ไหน แต่สิ่งที่ห้องนั้นควรทำต่างหากที่สำคัญ แม้การเลือกห้องประชุมใหม่จะดูน่าตื่นเต้นแค่ไหน แต่สิ่งที่ห้องนั้นควรทำต่างหากที่สำคัญ

ซึ่งหมายความว่าอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดต้องพร้อมใช้งานและอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ ตั้งแต่การตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ที่ไม่ใช่อุปกรณ์ทางเทคนิค เช่น ไวท์บอร์ด ปากกา และกระดานฟลิปชาร์ต ใช้งานได้และใช้งานง่าย ไปจนถึงการจัดหาอุปกรณ์การประชุมทางเสียงและภาพ และเตรียมพร้อมเปิดใช้งานเมื่อการประชุมเริ่มต้น

หากพื้นที่ของคุณมีขนาดใหญ่ อาจเป็นไปได้ว่าการออกแบบสำนักงานจะต้องลงทุนไมโครโฟนและโปรเจคเตอร์เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนสามารถได้ยิน มองเห็น และมีส่วนร่วมได้ วิธีการดูแลรักษาให้สายเคเบิลทั้งหมดสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อยก็เป็นสิ่งที่ควรพิจารณาเช่นกัน ไม่เพียงแต่ในมุมมองด้านภาพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงมุมมองด้านองค์กร สุขภาพ และความปลอดภัยด้วย

การออกแบบเสียงของห้องประชุมom

การออกแบบสำนักงานต้องมีพื้นที่สำหรับประชุมที่ดูดี แต่คุณภาพเสียงในห้องก็ต้องดีด้วย ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากการประชุมจำนวนมากต้องใช้โทรศัพท์หรือการประชุมทางวิดีโอ

มีหลายวิธีที่จะทำให้ห้องประชุมของคุณมีอะคูสติกที่ดี วิธีหนึ่งคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องประชุมของคุณมีพื้นผิวที่นุ่มสบายมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การมีพรม เก้าอี้นุ่มๆ หรือโซฟานุ่มๆ สามารถลดเสียงสะท้อนที่อาจรบกวนเสียงได้ ของตกแต่งเพิ่มเติม เช่น ต้นไม้และผ้าคลุม ก็สามารถควบคุมเสียงสะท้อนและปรับปรุงคุณภาพเสียงสนทนาได้เช่นกัน

แน่นอนว่าคุณสามารถเลือกใช้ผลิตภัณฑ์เสียงที่ช่วยลดเสียงรบกวนได้ดี เช่น หูฟังตัดเสียงรบกวน หรือสปีกเกอร์โฟน ผลิตภัณฑ์เสียงประเภทนี้จะช่วยรับประกันคุณภาพเสียงในการประชุมของคุณ เนื่องจากสถานการณ์การระบาดในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การประชุมออนไลน์จึงเริ่มได้รับความนิยมมากขึ้น ห้องประชุมที่ครบครันจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ถือเป็นห้องประชุมรุ่นอัปเกรด เพราะไม่เพียงแต่รองรับผู้เข้าร่วมประชุมแบบตัวต่อตัวเท่านั้น แต่ยังรองรับการประชุมทางไกลกับเพื่อนร่วมงานได้อีกด้วย เช่นเดียวกับห้องประชุม ห้องประชุมทั่วไปมีขนาดแตกต่างกันไป แต่ล้วนต้องใช้อุปกรณ์การประชุมเฉพาะทางตามจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การมีห้องประชุมแบบผสานรวมสำหรับแพลตฟอร์มการประชุมเฉพาะทางที่บริษัทต่างๆ อาจใช้งาน เช่น Microsoft Teams Rooms กลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นเรื่อยๆ

ด้วยความช่วยเหลือของ Inbertec ในการค้นหาโซลูชันเสียงและวิดีโอที่เหมาะกับห้องประชุมทุกประเภท เราจึงนำเสนออุปกรณ์การประชุมหลากหลายประเภทที่เหมาะกับห้องประชุม ตั้งแต่แบบพกพาหูฟังตัดเสียงรบกวนสู่โซลูชันการประชุมทางวิดีโอ ไม่ว่าห้องประชุมของคุณจะเป็นแบบใด Inbertec ก็สามารถมอบโซลูชันเสียงและวิดีโอที่เหมาะสมให้กับคุณได้