วิธีการจัดห้องประชุม

วิธีการจัดห้องประชุม

ห้องประชุมถือเป็นส่วนสำคัญของยุคใหม่สำนักงานและการจัดวางอย่างถูกต้องถือเป็นสิ่งสำคัญ เพราะการจัดวางห้องประชุมที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้ผู้เข้าร่วมงานมีน้อยลง ดังนั้น จึงควรคำนึงถึงตำแหน่งที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุม ตลอดจนตำแหน่งของอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ด้วย มีการจัดวางห้องประชุมหลายรูปแบบที่ต้องพิจารณา โดยแต่ละรูปแบบมีวัตถุประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน

รูปแบบห้องประชุมที่แตกต่างกัน

สไตล์โรงละครไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะ แต่จะมีเก้าอี้เรียงเป็นแถวหันหน้าไปทางด้านหน้าห้อง (คล้ายกับโรงละคร) สไตล์การนั่งแบบนี้เหมาะสำหรับการประชุมที่ไม่นานเกินไปและไม่จำเป็นต้องจดบันทึกอะไรมากมาย

รูปแบบห้องประชุมเป็นที่นั่งแบบคลาสสิกในห้องประชุมโดยมีเก้าอี้รอบโต๊ะกลาง ห้องสไตล์นี้เหมาะสำหรับการประชุมสั้นๆ ที่มีผู้เข้าร่วมไม่เกิน 25 คน

รูปแบบรูปตัว U คือการจัดวางโต๊ะเป็นรูปตัว "U" โดยมีเก้าอี้วางเรียงอยู่ด้านนอก รูปแบบนี้ใช้งานได้หลากหลาย เนื่องจากแต่ละกลุ่มจะมีโต๊ะสำหรับจดบันทึก ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับอำนวยความสะดวกในการสนทนาระหว่างผู้ฟังและผู้บรรยาย

สี่เหลี่ยมกลวง โดยจัดวางโต๊ะเป็นรูปสี่เหลี่ยมจัตุรัสเพื่อให้มีพื้นที่ให้ผู้พูดเดินไปมาระหว่างโต๊ะได้

หากเป็นไปได้ ควรมีพื้นที่สำหรับสลับไปมาระหว่างเลย์เอาต์ต่างๆ สำหรับการประชุมประเภทต่างๆ คุณอาจพบว่าเลย์เอาต์ที่ไม่เป็นแบบดั้งเดิมนั้นสะท้อนถึงบริษัทของคุณได้ดีกว่า พยายามหาเลย์เอาต์ที่สะดวกที่สุดเพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมในระดับที่ดีเมื่อจำเป็น

อุปกรณ์และเครื่องมือสำหรับห้องประชุม

แม้ว่าการเลือกห้องประชุมใหม่จะดูน่าตื่นเต้น แต่สิ่งที่ห้องประชุมนั้นควรทำต่างหากที่สำคัญ แม้ว่าการเลือกห้องประชุมใหม่จะดูน่าตื่นเต้น แต่สิ่งที่ห้องประชุมนั้นควรทำต่างหากที่สำคัญ

ซึ่งหมายความว่าอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดจะต้องพร้อมใช้งาน ตั้งแต่การตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ที่ไม่เกี่ยวกับเทคนิค เช่น ไวท์บอร์ด ปากกา และกระดานฟลิปชาร์ต ใช้งานได้และใช้งานง่าย ไปจนถึงการจัดหาอุปกรณ์การประชุมทางเสียงและภาพ และพร้อมที่จะเปิดใช้งานเมื่อการประชุมเริ่มขึ้น

หากพื้นที่ของคุณมีขนาดใหญ่ การออกแบบสำนักงานอาจจำเป็นต้องลงทุนไมโครโฟนและโปรเจ็กเตอร์เพื่อให้ทุกคนสามารถได้ยิน เห็น และมีส่วนร่วมได้ วิธีการดูแลให้มั่นใจว่าสายเคเบิลทั้งหมดสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อยก็ถือเป็นการพิจารณาที่ดี ไม่เพียงแต่จากมุมมองด้านภาพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงมุมมองด้านองค์กร สุขภาพ และความปลอดภัยด้วย

การออกแบบเสียงของห้องประชุมom

การออกแบบสำนักงานต้องมีพื้นที่สำหรับประชุมที่ดูสวยงาม แต่คุณภาพเสียงในห้องประชุมก็ต้องดีด้วยเช่นกัน ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากการประชุมจำนวนมากต้องใช้โทรศัพท์หรือการประชุมทางวิดีโอ

มีหลายวิธีที่จะทำให้ห้องประชุมของคุณมีอะคูสติกที่ดี วิธีหนึ่งคือให้แน่ใจว่าห้องประชุมของคุณมีพื้นผิวที่นุ่มมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ การมีพรม เก้าอี้ที่นุ่ม หรือโซฟาสามารถลดเสียงสะท้อนที่อาจรบกวนเสียงได้ ของตกแต่งเพิ่มเติม เช่น ต้นไม้และผ้าคลุมก็สามารถควบคุมเสียงสะท้อนและปรับปรุงคุณภาพเสียงในการโทรได้เช่นกัน

แน่นอนว่าคุณสามารถเลือกผลิตภัณฑ์เสียงที่ลดเสียงรบกวนได้ดี เช่น หูฟังตัดเสียงรบกวน ลำโพง ผลิตภัณฑ์เสียงประเภทนี้สามารถรับประกันคุณภาพเสียงของการประชุมของคุณได้ เนื่องจากการระบาดในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การประชุมออนไลน์จึงเริ่มได้รับความนิยม ดังนั้นห้องประชุมที่ครอบคลุมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

เป็นห้องประชุมรุ่นอัปเกรด เพราะไม่เพียงแต่ต้องรองรับผู้เข้าร่วมประชุมแบบตัวต่อตัวเท่านั้น แต่ยังรองรับการประชุมกับเพื่อนร่วมงานทางไกลได้ด้วย ห้องประชุมทั่วไปมีขนาดแตกต่างกันไปเช่นเดียวกับห้องประชุม แต่ทั้งหมดต้องใช้อุปกรณ์การประชุมเฉพาะตามจำนวนผู้เข้าร่วม ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ห้องประชุมที่รวมเข้ากับแพลตฟอร์มการประชุมเฉพาะที่บริษัทต่างๆ อาจใช้ เช่น Microsoft Teams Rooms กลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นเรื่อยๆ

ด้วยความช่วยเหลือจาก Inbertec ในการค้นหาโซลูชันเสียงและวิดีโอที่เหมาะกับห้องประชุมทุกประเภท เราจึงเสนออุปกรณ์การประชุมหลากหลายประเภทที่เหมาะกับห้องประชุม ตั้งแต่แบบพกพาหูฟังตัดเสียงรบกวนโซลูชันการประชุมทางวิดีโอ ไม่ว่าห้องประชุมของคุณจะตั้งค่าไว้อย่างไร Inbertec ก็สามารถมอบโซลูชันเสียงและวิดีโอที่เหมาะสมให้กับคุณได้